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COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE

COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE - DELIBERAZIONE 4 dicembre 2003: Linee guida in materia di organizzazione interna dei fondi pensione negoziali. (GU n. 291 del 16-12-2003)

COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE

DELIBERAZIONE 4 dicembre 2003

Linee guida in materia di organizzazione interna dei fondi pensione
negoziali.

LA COMMISSIONE DI VIGILANZA
SUI FONDI PENSIONE

Visto il decreto legislativo 21 aprile 1993, n. 124, e successive
modificazioni ed integrazioni (di seguito «decreto n. 124/1993»), con
il quale sono state disciplinate le forme pensionistiche
complementari ed e’ stata istituita la Commissione di vigilanza sui
fondi pensione (di seguito «Commissione»), dotata di personalita’
giuridica di diritto pubblico;
Visto l’art. 17, comma 2, lettera i) del decreto n. 124/1993, che
prevede che, nell’ambito dell’attivita’ di vigilanza sui fondi
pensione, la Commissione esercita il controllo sulla gestione
tecnica, finanziaria, patrimoniale e contabile dei fondi;
Visto l’art. 16, comma 5-bis del decreto n. 124/1993, che
stabilisce che i regolamenti, le istruzioni di vigilanza ed i
provvedimenti di carattere generale emanati dalla Commissione per
assolvere i compiti di cui all’art. 17 del decreto n. 124/1993 sono
pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e nel
Bollettino della Commissione;
Ritenuto opportuno adottare un provvedimento di carattere generale
contenente disposizioni in materia di organizzazione interna dei
fondi pensione negoziali;
Vista la propria deliberazione emanata in data 18 marzo 2003,
contenente le «Linee guida in materia di organizzazione interna dei
fondi pensione negoziali»;
Considerata l’opportunita’ di aggiornare le predette disposizioni,
anche alla luce degli approfondimenti effettuati con i rappresentanti
dei fondi, le associazioni e gli enti rappresentativi del settore e
le organizzazioni sindacali interessate;
Delibera
di approvare le seguenti disposizioni in materia di organizzazione
interna dei fondi pensione negoziali.
La presente delibera sara’ pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana e nel Bollettino della Commissione.
Roma, 4 dicembre 2003
Il presidente: Francario

Allegato
LINEE GUIDA IN MATERIA DI ORGANIZZAZIONE
INTERNA DEI FONDI PENSIONE NEGOZIALI

Premessa.
Le linee guida in materia di organizzazione interna dei fondi
negoziali, adottate con delibera del 18 marzo 2003, hanno costituito
il primo intervento di portata generale, con il quale la Commissione
fornisce alcune indicazioni connesse all’esigenza che i fondi
pensione si dotino di un assetto organizzativo minimo, idoneo a
supportare l’esercizio delle funzioni amministrative, direttive e di
controllo.
L’intervento di indirizzo generale si impone in una fase piu’
matura di attivita’ dei fondi pensione. Tale fase, caratterizzata
dalle prime difficili esperienze operative, richiede che ci si attivi
per controllare il rischio previdenziale anche mediante una piu’
solida strutturazione organizzativa dei fondi pensione. Da qui la
riconsiderazione delle modalita’ di vigilanza e della responsabilita’
dei fondi pensione, di cui va valorizzato il ruolo attivo, il che
implica un rafforzamento delle strutture di governance.
Le indicazioni date dalla Commissione si limitano a puntualizzare
i profili essenziali che condizionano lo svolgimento delle attivita’
di gestione e di controllo, lasciando spazio alle scelte, che sono
nella responsabilita’ degli organi di amministrazione dei fondi
pensione, cui compete di individuare un modello gestionale adeguato
sia al configurarsi della platea di riferimento sia al livello di
esternalizzazione delle proprie attivita’.
La novita’ dell’intervento ha certamente portato gli organi di
amministrazione dei fondi ad una riflessione sull’assetto delle
proprie funzioni e sulla necessita’ di diffondere al proprio interno
la «cultura del controllo», che potra’ richiedere lo sviluppo di un
programma operativo di interventi, che tenga conto dei necessari
tempi di attuazione delle azioni da adottare e sia compatibile con le
risorse finanziarie disponibili.
Il dibattito seguito all’emanazione della prima versione delle
linee guida, gli approfondimenti condotti con i rappresentanti dei
fondi, le associazioni e gli enti rappresentativi del settore e le
organizzazioni sindacali interessate, confermando l’utilita’ delle
prescrizioni contenute nelle linee guida, ha fatto emergere la
necessita’ di fornire chiarimenti sugli obiettivi che sono stati dati
ed indicazioni operative, che consentano ai fondi negoziali di
assumere decisioni conseguenti.
Per tali ragioni si e’ proceduto a riformulare alcune
disposizioni della precedente circolare, reputando utile, per
facilita’ di lettura, riportare di seguito l’intero testo delle linee
guida aggiornate.
1. La strutturazione di un adeguato assetto organizzativo e di un
efficiente sistema di controlli interni costituisce una delle
principali attribuzioni degli organi preposti allo svolgimento di
funzioni amministrative, direttive e di controllo nell’ambito dei
fondi pensione negoziali.
In proposito si osserva come le scelte relative alla
configurazione della struttura organizzativa dei predetti fondi
risultino condizionate dai vincoli posti dal legislatore in tema di
attivita’ il cui svolgimento, in omaggio ad esigenze di separatezza e
specializzazione, deve essere conferito a soggetti terzi (gestione
delle risorse finanziarie, funzione di banca depositaria,
assicurazione delle rendite, ecc.) e dalla tendenza pressoche’
generalizzata ad affidare in regime di outsourcing anche funzioni
riferibili alla gestione amministrativa e contabile.
In particolare, la numerosita’ degli incarichi svolti in
outsourcing (alimentata peraltro dalla prassi di affidare la gestione
del patrimonio ad una pluralita’ di intermediari), unitamente
all’esigenza di conservare in seno al fondo concrete capacita’
decisionali e di controllo, impone l’adozione di un modello
organizzativo proiettato a privilegiare funzioni di coordinamento e
di monitoraggio delle attivita’ gestionali, con specifico riguardo
alla progettazione ed alla verifica dei flussi informativi, alla
definizione degli standard qualitativi e quantitativi dei servizi
esternalizzati, alla valutazione dell’adeguatezza delle procedure e
delle risorse impiegate dai fornitori di servizi.
L’organo di amministrazione e la Direzione generale potranno
sovrintendere piu’ efficacemente al complessivo funzionamento del
fondo se le attivita’ e i relativi tempi di svolgimento corrispondono
a prassi operative, meglio se definite in formali procedure, avendo
cura di perseguire obiettivi strategici quali l’efficienza e
l’efficacia operativa, il contenimento dei costi e la tutela
sostanziale degli interessi degli iscritti, nel rispetto delle
disposizioni normative e contrattuali che governano i rapporti tra i
diversi attori.
Si osserva, inoltre, come il processo in atto di diffusione dei
modelli gestionali basati sulla presenza di piu’ comparti di
investimento richieda, fra l’altro, l’assunzione di misure volte ad
adeguare l’organizzazione interna al nuovo assetto di gestione delle
risorse, con particolare riguardo all’implementazione delle procedure
operative ed alla revisione dei flussi informativi.
In tale contesto, si richiama l’attenzione dei componenti gli
organi collegiali sulla necessita’ che l’assetto organizzativo
interno del fondo, con particolare riferimento al sistema informativo
ed a quello delle rilevazioni contabili e gestionali, nonche’ alle
risorse umane incaricate di curare le funzioni operative e di
controllo, sia configurato in modo adeguato alle caratteristiche del
fondo e, comunque, tale da assicurare che lo svolgimento delle
attivita’ gestionali avvenga nel rispetto dei criteri di sana e
prudente gestione.
2. Con riferimento al sistema informativo, si osserva come la
disponibilita’ di informazioni complete, affidabili e tempestive
costituisca una condizione essenziale per consentire alle strutture
amministrative, gestionali e di controllo il corretto esercizio dei
propri compiti. Pertanto, i fondi pensione negoziali sono tenuti a
dotarsi di un sistema informativo idoneo ad assicurare i richiamati
presupposti ed adeguato al contesto strutturale in cui i fondi
medesimi si trovano ad operare, con particolare riguardo alla
configurazione dell’area dei destinatari (dimensione e localizzazione
del bacino dei potenziali aderenti, numero medio di addetti per
unita’ produttiva, ecc.), all’articolazione dei flussi contributivi,
alla tipologia delle prestazioni fornite, alle caratteristiche
organizzative dei soggetti tenuti alla contribuzione.
Il patrimonio informativo dovra’ essere immediatamente e
direttamente accessibile da parte dei soggetti responsabili del
fondo, per lo svolgimento delle proprie funzioni di direzione e
controllo e di tutte quelle attivita’ che restano direttamente
affidate alle proprie strutture interne.
Il sistema deve essere dotato di idonei presidi di sicurezza
volti a tutelare l’integrita’ del patrimonio informativo, con
particolare riferimento alla gestione delle abilitazioni per
l’inserimento dei dati nonche’ all’esistenza di apposite procedure di
ripristino delle condizioni antecedenti un evento accidentale
(sistemi di back up e di recovery, ecc.); deve garantire inoltre il
rispetto della normativa vigente in materia di privacy …

[Continua nel file zip allegato]

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