CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - DELIBERAZIONE 19 febbraio 2004: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali | Edilone.it

CENTRO NAZIONALE PER L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE – DELIBERAZIONE 19 febbraio 2004: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita’ dei documenti agli originali

CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - DELIBERAZIONE 19 febbraio 2004: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004). (GU n. 57 del 9-3-2004)

CENTRO NAZIONALE PER L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

DELIBERAZIONE 19 febbraio 2004

Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su
supporto ottico idoneo a garantire la conformita’ dei documenti agli
originali – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004).

IL COLLEGIO

Visto l’art. 4, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio 1993,
n. 39, cosi’ come sostituito dall’art. 176, comma 3, del decreto
legislativo 2003, n. 196, che istituisce il Centro nazionale per
l’informatica nella pubblica amministrazione;
Visto l’art. 6, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le
pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facolta’ di sostituire,
a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture
contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o
regolamento e’ prescritta la conservazione, con la loro riproduzione
su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo
a garantire la conformita’ dei documenti agli originali;
Visto l’art. 6, comma 2, del citato decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli
obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma
1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori,
anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate
sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorita’ per
l’informatica nella pubblica amministrazione;
Vista la deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre 2001, con la
quale sono state dettate le regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformita’ dei documenti agli originali;
Ritenuto di dover procedere alla revisione prevista dall’art. 10
della citata deliberazione n. 42/2001 al fine dell’adeguamento alle
esigenze di rinnovamento tecnologico e che, pertanto, e’ necessario
provvedere all’adozione di una nuova deliberazione che sostituisca
integralmente la detta delibera n. 42/2001;
Delibera:
La presente deliberazione, che sostituisce la deliberazione n. 42
del 13 dicembre 2001, trova applicazione dal giorno successivo alla
sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) documento: rappresentazione informatica o in formato analogico
di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un
processo di elaborazione elettronica;
b) documento analogico: documento formato utilizzando una
grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta
(esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio:
pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su
nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si
distingue in documento originale e copia;
c) documento analogico originale: documento analogico che puo’
essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia
possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi;
d) documento informatico: la rappresentazione informatica di
atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
e) supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente
la memorizzazione di documenti informatici mediante l’impiego della
tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici,
DVD);
f) memorizzazione: processo di trasposizione su un qualsiasi
idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti
analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’art. 10,
commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, cosi’ come modificato dall’art. 6 del decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10;
g) archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su un
qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche
sottoscritti, cosi’ come individuati nella precedente lettera f),
univocamente identificati mediante un codice di riferimento,
antecedente all’eventuale processo di conservazione;
h) documento archiviato: documento informatico, anche
sottoscritto, cosi’ come individuato nella precedente lettera f),
sottoposto al processo di archiviazione elettronica;
i) conservazione sostitutiva: processo effettuato con le
modalita’ di cui agli articoli 3 e 4 della presente deliberazione;
l) documento conservato: documento sottoposto al processo di
conservazione sostitutiva;
m) esibizione: operazione che consente di visualizzare un
documento conservato e di ottenerne copia;
n) riversamento diretto: processo che trasferisce uno o piu’
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale
processo non sono previste particolari modalita’;
o) riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o piu’
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Per tale
processo sono previste le modalita’ descritte nell’art. 3, comma 2, e
nell’art. 4, comma 4, della presente deliberazione;
p) riferimento temporale: informazione, contenente la data e
l’ora, che viene associata ad uno o piu’ documenti informatici;
q) pubblico ufficiale: il notaio, salvo quanto previsto dall’art.
5, comma 4 della presente deliberazione e nei casi per i quali
possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall’art.
18, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445;
r) evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che
puo’ essere elaborata da una procedura informatica;
s) impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una
opportuna funzione di hash;
t) funzione di hash: una funzione matematica che genera, a
partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una
impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da
questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la
generi, ed altresi’ risulti di fatto impossibile determinare una
coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi
impronte uguali;
u) firma digitale: cosi’ come definita all’art. 1, comma 1,
lettera n), del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445.

Art. 2.
Obblighi di conservazione sostitutiva
1. Gli obblighi di conservazione sostitutiva dei documenti,
previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche
amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli
effetti, fatto salvo quanto indicato dall’art. 7, qualora il processo
di conservazione venga effettuato con le modalita’ di cui agli
articoli 3 e 4.
2. I documenti informatici, anche sottoscritti, cosi’ come
individuati nell’art. 1, lettera f), possono essere archiviati
elettronicamente prima di essere sottoposti al processo di
conservazione. Per l’archiviazione elettronica non sussistono gli
obblighi di cui alla presente deliberazione.

Art. 3.
Conservazione sostitutiva di documenti informatici
1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti
informatici, anche sottoscritti, cosi’ come individuati nell’art. 1,
lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene
mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con
l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza
informatica contenente una o piu’ impronte dei documenti o di insiemi
di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte
del responsabile della conservazione che attesta il corretto
svolgimento del processo.
2. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti informatici
conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e
termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti o su una
evidenza informatica contenente una o piu’ impronte dei documenti o
di insiemi di essi del riferimento temporale e della firma digitale
da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto
svolgimento del processo. Qualora il processo riguardi documenti
informatici sottoscritti, cosi’ come individuati nell’art. 1,
lettera f), e’ inoltre richiesta l’apposizione del riferimento
temporale e della firma digitale, da parte di un pubblico ufficiale,
per attestare la conformita’ di quanto riversato al documento
d’origine.

Art. 4.
Conservazione sostitutiva di documenti analogici
1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici
avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente
sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e
termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una
evidenza informatica contenente una o piu’ impronte dei documenti o
di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale
da parte del responsabile della conservazione che attesta cos…

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